¿Utiliza Excel para gestionar su fábrica? No es el único. Excel ha dominado la fabricación durante años... y años... y años. No somos nuevos en esto de la tecnología. ¿No debería su tecnología crecer con su empresa? Es hora de dar una patada a Excel. Sobre todo porque Excel está limitando seriamente tu capacidad, haciéndote perder el tiempo, bloqueando tu progreso e impidiéndote crecer. ¿Quiere saber las 8 razones?
- En la mayoría de las organizaciones, una persona elabora y organiza el informe. Cuando esa persona está enferma o de vacaciones, nadie recibe el informe... al menos no a tiempo.
- Por otra parte, los informes manuales no permiten acceder a la información en el momento oportuno. Sólo se sabe lo que dice el informe una vez compilado. Como mínimo, tardará 24 horas, lo que le impedirá reaccionar ahora.
- Los datos que se introducen en la hoja de cálculo suelen recopilarse manualmente a partir de papel, lo que también es un proceso manual y tedioso. Lleva mucho tiempo. Es difícil leer la letra de la gente. A menudo no es coherente porque lo que piensa una persona puede diferir de lo que piensa otra; es subjetivo.
- Excel es propenso a errores. Es fácil equivocarse de número o de fórmula.
- Excel está desperdiciando el talento de sus empleados. En lugar de realizar un trabajo de gran valor y calidad, están introduciendo datos. En muchas plantas, incluso los supervisores están recopilando datos para enviarlos a la alta dirección, lo que no aporta valor añadido. ¿Qué problemas podrían resolver si no tuvieran que dedicar tiempo a introducir datos en Excel?
- Probablemente no haya muchos detalles, sólo una cifra. Si un trabajo se retrasa o una máquina ha tenido más tiempo de inactividad del que debería, probablemente querrá saber por qué. Pero, para encontrar la respuesta, tendrá que mirar más allá de la hoja de cálculo y hablar con el equipo. Pero la mayoría de la gente no puede recordar lo que almorzó y mucho menos un problema específico que ocurrió hace más de 24 horas. Una vez más, no es oportuno y te estás basando en la memoria individual en lugar de en datos verificados, en contexto.
- Si quieres consultar datos históricos, tienes que volver a la persona que compiló inicialmente el informe. Esa persona tiene que volver atrás, día a día, para encontrar la respuesta, y eso lleva mucho tiempo. En la mayoría de los casos, ni siquiera pierden el tiempo porque es una tarea engorrosa.
- Con los retrasos en los informes, es probable que se entere de un problema cuando ya sea demasiado tarde, lo que provocará medidas reactivas, no proactivas.
Excel no es el software adecuado para la fábrica
Por todas las razones que he mencionado anteriormente, Excel se queda corto y restringe gravemente su capacidad. Puede volverse demasiado tedioso, demasiado complejo y demasiado rápido. En un día cualquiera, puede tener varias líneas de producción con diferentes capacidades de producción. Las restricciones pueden reducir gravemente la capacidad. Sin embargo, los fabricantes a menudo confían en Excel para planificar la producción, con la esperanza de que la demanda no supere la capacidad. Es ridículo.
Hay que saber exactamente la mayor cantidad de trabajo que se puede hacer en un plazo determinado. Lo más importante es que la planificación de la capacidad y la producción no son rígidas. No es un planteamiento único. Todos los fabricantes son distintos y la capacidad varía con el tiempo. Por eso una hoja de cálculo de Excel no es la herramienta más eficaz para la planta de producción. No ofrece el nivel de adaptabilidad y flexibilidad que los fabricantes necesitan en sus plantas.
¿Cómo pueden los fabricantes planificar la producción con precisión, dentro de ciertos límites, en una hoja de cálculo que se queda obsoleta en cuanto se pulsa el botón de guardar y se envía al resto de la planta? ¿Cómo se puede mejorar la eficiencia de un proceso que requiere la introducción manual de datos, propenso a errores? Sencillamente, no se puede.
Los informes en papel y las hojas de cálculo de Excel son muy deficientes. Lo más probable es que tengas que calcular, volver a calcular y volver a calcular un poco más antes de llegar al plan que necesitas. Hay un alto riesgo de error. La introducción de datos es tediosa y manual, y requiere mucho tiempo que estaría mejor empleado en otra cosa. Una hoja de cálculo no se comparte fácilmente y, cuando se comparte, queda obsoleta al instante. No son dinámicas ni fáciles de entender. ¿He mencionado ya cuánto tiempo lleva mantener una hoja de cálculo en una planta?
Claro que no es imposible, pero el seguimiento de la producción en una hoja de cálculo requiere mucho tiempo y esfuerzo que es mejor emplear en otra cosa. Automatice lo que pueda y dedique ese tiempo ganado a tareas que requieran las habilidades para las que usted y sus empleados fueron contratados. A falta de un término mejor, ¡tienes otros peces que freír!
Con capacidad restringida, los ingresos se resienten
Al fin y al cabo, todo esto está relacionado con el retorno de la inversión. Piense en la cantidad de dinero que está gastando en personas que escriben cosas en papel, recopilan dicho papel, lo compilan en Excel, contextualizan los datos y los envían por correo electrónico? Si aún no has aprendido esto, estás perdiendo tiempo y dinero escribiendo todas estas cosas; es tiempo que podrías dedicar a una actividad de valor añadido. En el tiempo que tardó en redactar el informe, ¿podrían sus operarios haber hecho otra parte? ¿10 piezas?
Los supervisores hacen lo mismo. Están resumiendo los datos. En lugar de hacer eso, si estuvieran en la planta trabajando con el equipo, ¿qué problemas podrían resolver? ¿Qué podrían hacer avanzar?
A fin de cuentas, con la falta de informes a largo plazo, es muy, muy difícil tener un buen conocimiento de los plazos y tiempos de ciclo reales para fabricar un producto. La programación puede ser errónea. Tal vez usted está sobreprogramación y nunca es capaz de entregar a tiempo. Tal vez, usted está bajo programación y en realidad hay un exceso de capacidad, pero usted no sabe porque usted no tiene el detalle para averiguarlo.
Todo esto está relacionado con los ingresos, concretamente con las ventas. Con los problemas actuales de la cadena de suministro, es imperativo saber cuándo se va a entregar un producto. Sin embargo, la planificación en Excel hace que sea difícil averiguarlo. Es probable que se tarden días en calcular con precisión una fecha de entrega para el cliente, molestando a su equipo de ventas en el proceso. Si no sabes cuánto se tarda en fabricar algo (es decir, el tiempo de ciclo y el plazo de entrega), puedes ser demasiado liberal o demasiado conservador a la hora de presupuestar al equipo de ventas. Podrían vender de más. O podrían vender menos porque no creen que puedas fabricar el producto a tiempo. Es una situación sin salida.
Si sabe con total exactitud cuáles son sus plazos de entrega y tiempos de ciclo, tendrá más confianza a la hora de citar al equipo de ventas, lo que se traducirá en un aumento de las ventas y, por consiguiente, de los ingresos.(The Goal: A Process of Ongoing Improvement se centra exactamente en este escenario, léalo).
El software de productividad industrial aumenta la capacidad
Existe un software que puede automatizar estos procesos al tiempo que aumenta la precisión de los datos y la visibilidad en tiempo real. Elimina preguntas y conjeturas, supervisa la producción en tiempo real y proporciona análisis (¡sin tener que introducir un montón de datos y fórmulas!).
Cuando dispone de los datos adecuados y de un software que se los proporciona en tiempo real, sus problemas son mucho más fáciles de resolver. Ahora tiene tiempo para centrarse en los problemas más importantes, aumentar la eficiencia y hacer crecer el negocio.
