Nulogy
Cadena de suministro
Libro de jugadas: Gestión de materiales
Título de trabajo:
Sin Desperdicio: Resolver los Retos de la Gestión de Materiales en la Cadena de Suministro Externa
Nota: Citas destacadas en amarillo.
Entre las recesiones económicas y las interrupciones de la cadena de suministro debidas a la agitación geopolítica, cada vez es más difícil para las empresas de bienes de consumo de rotación rápida (FMCG) mantener una visión oportuna de las actividades de su cadena de suministro externa. Y, aunque muchas áreas de la gestión de la cadena de suministro han disfrutado de esfuerzos de modernización tecnológica, la función crítica de gestionar la compra, el envío y el consumo de materiales a través de la cadena de suministro externa es a menudo demasiado inmadura tecnológicamente para seguir el ritmo acelerado del mercado actual.
Un ejemplo: en una encuesta realizada a finales de 2022, el 80% de los ejecutivos de la cadena de suministro afirmaron tener dificultades para realizar un seguimiento digital del movimiento de materiales a través de sus cadenas de suministro. Además, una encuesta de Supply Chain Insights realizada en 2024 a líderes de fabricación por contrato identificó la "visibilidad del proveedor" como la mayor brecha entre el rendimiento operativo y la importancia organizativa.
La falta de visibilidad de los datos sobre la gestión de materiales en toda la cadena de suministro externa puede tener graves ramificaciones tanto para las empresas de bienes de consumo como para sus socios externos, como envasadores por contrato y fabricantes, especialmente en las áreas de rentabilidad y relaciones con los clientes. La incapacidad de acceder rápidamente a los datos relacionados con los materiales, combinada con los cortos plazos de entrega de los pedidos y los ajustes repentinos de los mismos, dejan poco margen para tomar medidas correctivas cuando más se necesitan.
Para combatir estos retos y sortear con éxito las fuerzas disruptivas del mundo actual de la cadena de suministro, es imprescindible aprovechar las capacidades tecnológicamente maduras de gestión de materiales en toda la cadena de suministro externa, con el apoyo de la visibilidad en tiempo real y las herramientas predictivas.
En este manual, analizaremos los retos asociados a la gestión de materiales en la cadena de suministro externa, así como las soluciones recomendadas.
El precio de una gestión de materiales ineficiente
La incapacidad de una organización para gestionar eficazmente el movimiento de materiales a través de la cadena de suministro externa puede acarrear una serie de problemas. Por un lado, comprar o almacenar un exceso de materiales puede saturar un valioso espacio de almacén, lo que aumenta los costes de transporte y -si los materiales no se consumen a tiempo- los residuos físicos por caducidad u obsolescencia.
Por el contrario, no pedir suficientes materiales con antelación hará que los fabricantes contratados y los coenvasadores tengan que luchar en el último minuto para corregir la escasez de materiales, lo que puede provocar retrasos en la producción que resulten económicamente perjudiciales, pérdida de tiempo o costes de envío acelerados. Los socios externos también sufrirán costes adicionales de producción y mano de obra debido al tiempo de inactividad de la línea, además de añadir imprevisibilidad a su previsión y planificación de pedidos.
Los problemas derivados de una gestión ineficaz de los materiales acaban repercutiendo en los clientes minoristas. Los grandes minoristas pueden cobrar multas de hasta el 40% del coste del pedido -incluso si sólo falta un artículo en el pedido- por no cumplir los requisitos de OTIF. Para colmo de males, estos contratiempos provocarán inevitablemente que el minorista ceda a su competidor el espacio en las estanterías que estaba destinado a sus productos.
Es evidente que tanto las empresas de bienes de consumo como sus socios externos sufrirán las consecuencias de una mala gestión de los materiales en toda la cadena de suministro externa. Teniendo en cuenta todos estos gastos y riesgos, ¿por qué las organizaciones no se centran más en optimizar la visibilidad y la gestión de sus materiales?
Obstáculos para mejorar la gestión de materiales
Una serie de cuestiones pueden afectar a la capacidad de una organización para gestionar eficazmente el movimiento de materiales a través de la cadena de suministro externa. Entre estas cuestiones se incluyen:
La lucha constante contra los incendios limita el tiempo para la planificación proactiva. En un sector tan vertiginoso como el del envasado y la fabricación por contrato, el mero desempeño de las tareas cotidianas puede parecer un torbellino perpetuo. Cada día trae consigo múltiples problemas y tareas urgentes, y es demasiado fácil verse atrapado en la extinción de incendios individuales sin dejar tiempo para planificar proactivamente a largo plazo. Es posible que los planificadores y directivos no dispongan de tiempo o personal suficientes para explorar iniciativas de mejora continua o nuevas tecnologías.
La necesidad de colaborar con múltiples departamentos y partes interesadas. Los problemas de gestión de materiales pueden ser difíciles de resolver debido a los diversos departamentos internos, proveedores y vendedores que tienen que trabajar juntos para pedir y mover materiales de manera eficiente. Su propia organización puede ser excelente en el manejo de datos, pero si los vendedores, proveedores o clientes se quedan atrás en tecnología, será habitual encontrarse con problemas de comunicación que provoquen retrasos.
Tanto para las empresas de bienes de consumo como para sus socios de coenvasado y fabricación por contrato, coordinarse con clientes y proveedores ya es mucho trabajo, sobre todo si uno o varios socios no pueden compartir los datos de forma eficaz. Este problema se agrava cuando los proveedores y socios utilizan sistemas diferentes y tienen distintos niveles de sofisticación de los datos y distintas normas de calidad para sus datos. Este reto afecta a muchos ejecutivos de la cadena de suministro, y el 76% de los encuestados en 2022 citó los datos aislados como uno de sus mayores desafíos.
Costes asociados a la incorporación de nuevas soluciones para resolver los retos de la gestión de materiales. Cualquier empresa de éxito es precavida con los costes, y la inversión inicial en una nueva solución tecnológica puede ser recibida con escepticismo o aversión. Además del coste financiero de la solución, las organizaciones también tienen que dedicar tiempo de los empleados a investigar y examinar las herramientas, implantarlas y formar al personal para que asuma los nuevos sistemas y procesos.
El papel fundamental de los datos en la gestión de materiales
La clave de la evolución de la gestión de materiales en la cadena de suministro externa gira en torno a una simple palabra: datos. En la actualidad, cuando las cadenas de suministro externas suelen estructurarse como redes de varios niveles de proveedores, vendedores y clientes en lugar de nodos lineales, es fundamental que tanto las empresas de bienes de consumo de alta rotación como sus socios de fabricación por contrato y coenvasado tengan visibilidad de los datos en tiempo real entre sí y con sus proveedores y vendedores.
Al implantar una solución específica que permita este nuevo nivel de visibilidad de los datos, cada una de las partes puede obtener una visión actualizada de la compra, el movimiento y el consumo de los materiales necesarios para cumplir los pedidos a tiempo y en su totalidad, al tiempo que se maximiza el gasto presupuestario y la eficiencia de la producción.
"Cuando las organizaciones tienen procesos materiales ineficientes, a menudo se reduce a datos segmentados, lo que conduce a decisiones subóptimas". - Emily Shepherd, directora sénior de productos, Nulogy
Por ejemplo, a continuación se indican tres áreas en las que una solución de gestión de materiales específica puede repercutir directamente en los procesos de gestión de materiales de la cadena de suministro externa:
Inventario actual, materiales en tránsito y materiales necesarios. Una solución de gestión de materiales puede proporcionar un "cuadro de mando" centralizado y actualizado de los niveles actuales de inventario, incluidas las existencias almacenadas en múltiples ubicaciones. Esta vista automatizada también puede tener en cuenta la demanda, utilizando un modelo de previsión o datos históricos de pedidos de los clientes para determinar qué componentes se necesitan y en qué cantidades para cumplir los pedidos a tiempo y en su totalidad. Este cuadro de mandos también puede tener en cuenta los materiales en tránsito que ya se han pedido, lo que agiliza aún más el proceso de toma de decisiones.
Detalles de los pedidos a proveedores. Los productos de gran consumo y sus proveedores externos de la cadena de suministro suelen trabajar con multitud de proveedores, además de abastecerse de proveedores para futuros pedidos. Estos proveedores suelen variar en los plazos de entrega, así como en las cantidades mínimas de pedido y los incrementos mínimos de pedido. En lugar de calcular manualmente estos plazos de entrega y cantidades de pedido por proveedor, una solución automatizada puede calcular los costes y cantidades de los pedidos basándose en la información proporcionada por el proveedor, e incluso puede realizar un seguimiento de las tasas de rechazo de cada proveedor. Contar con una visión automatizada y completa de la información de los proveedores permite a los equipos tomar decisiones de compra más inteligentes para garantizar que las líneas de producción tengan lo que necesitan, cuando lo necesitan.
Niveles de precios de los proveedores. Además, muchos proveedores tienen diferentes niveles de precios en función del volumen del pedido. Con una solución que calcule automáticamente estos niveles de precios al hacer pedidos de nuevos materiales, las empresas pueden ahorrar dinero haciendo pedidos en grandes cantidades, especialmente de materiales que se utilizan con regularidad. Mantener un stock de seguridad de esos materiales puede ofrecer lo mejor de ambos mundos: minimizar el riesgo de quedarse sin ellos y obtener mejores precios.
La consolidación de todos los puntos de datos necesarios para obtener una imagen completa del flujo de gestión de materiales en la cadena de suministro externa -es decir, los materiales necesarios frente a los materiales disponibles o en tránsito- puede ofrecer a las empresas de bienes de consumo de alta rotación y a sus socios de la cadena de suministro externa un impulso significativo en la eficiencia y el logro del cumplimiento general. La gestión eficaz de los datos y la gestión eficaz de los materiales están interrelacionadas: los materiales no pueden gestionarse correctamente sin buenos datos.
3 pasos para elegir una solución de gestión de materiales
Una solución casera o procesos manuales como las hojas de cálculo pueden funcionar para su organización a corto plazo. Sin embargo, a medida que su empresa crezca, también lo hará la complejidad (y el caos) de intentar gestionar el movimiento de materiales con herramientas y soluciones obsoletas. Las organizaciones centradas en el crecimiento a largo plazo necesitan una solución moderna que proporcione claridad a través de datos consolidados y de alta fidelidad.
Si se siente frustrado por sus procesos manuales actuales en lo que respecta a la gestión de materiales y está listo para invertir en una solución específica, el siguiente paso es comprender las capacidades que ofrece el mercado y adaptarlas a sus necesidades. El software que elija debe ayudarle a consolidar los datos de gestión de materiales con los que trabaja a diario y proporcionarle recomendaciones y cálculos oportunos para realizar pedidos y seguimientos eficaces de los materiales necesarios para los próximos pedidos.
A tal fin, he aquí tres recomendaciones a tener en cuenta:
1. Busque una solución que permita la visibilidad de los datos entre su organización y sus socios externos de la cadena de suministro para una mayor colaboración. Reducir los puntos ciegos entre organizaciones tiene un efecto espectacular en sus capacidades de seguimiento y pedidos de materiales. Una solución eficaz le permitirá consolidar datos de múltiples fuentes para obtener una imagen mucho más clara de sus pedidos actuales y previstos.
2. Elija un proveedor de software con un historial probado en el sector. Lo último que desea es realizar una inversión costosa en un proveedor que no comprenda las complejidades de la fabricación por contrato y el co-packing. Busque casos prácticos que ilustren el funcionamiento del software en un entorno de producción real.
3. Asegúrese de que la solución de software ofrece a su organización garantías de futuro. Muchos proveedores de software ofrecen soluciones ampliamente personalizables que pueden disparar los costes de implantación o requerir sesiones de mantenimiento continuas que pueden incurrir en costes ocultos a lo largo del tiempo y carecer de escalabilidad a medida que crece su empresa. La solución de software ideal debe basarse en un modelo de suscripción basado en la nube que no sólo garantice que los costes son coherentes y transparentes, sino que también garantice que la solución se actualizará continuamente y será escalable a medida que su empresa crezca.
Los resultados que puede conseguir invirtiendo en una tecnología mejor tendrán un efecto espectacular en la capacidad general de su organización para satisfacer la demanda de los clientes y realizar entregas puntuales y completas en todo momento. También puede reforzar la colaboración entre usted y sus socios externos de la cadena de suministro, con una fuente central de "verdad" de datos que pone a todos en la misma página y tira en la misma dirección para lograr un éxito compartido.
Esta capacidad de comunicar mejor y planificar con mayor precisión los pedidos de materiales minimizará o eliminará los retrasos en la producción. Desperdiciará menos materiales y reducirá los costes de mano de obra asociados a los trabajadores que esperan a que se reanude la producción después de que se agoten los materiales.
Evolucione hoy sus procesos de gestión de materiales
Unas funciones eficaces de pedido y seguimiento de materiales pueden reportar grandes beneficios a su organización, así como a los clientes, vendedores y proveedores con los que trabaja a lo largo de la cadena de suministro externa. En este documento se analizan los riesgos y costes de una gestión de materiales ineficiente, así como el papel que pueden desempeñar un flujo de datos y una consolidación eficaces en la mejora de estos procesos para usted y sus socios de la cadena de suministro externa.
Estas ventajas pueden ser tan sencillas como ahorrar dolores de cabeza a sus planificadores, hasta aumentar la rentabilidad de su empresa y reforzar las relaciones con sus proveedores y clientes.
No es demasiado tarde para empezar a evolucionar su estrategia de gestión de materiales. Para obtener más información, visite Nulogy.com.