Los costes del incumplimiento pueden ser extremadamente perjudiciales, con multas significativas, interrupción del negocio, daños a la marca y pérdida de productividad e ingresos. El coste anual del incumplimiento para las organizaciones asciende a una media de 14,8 millones de dólares. La horquilla puede oscilar entre 2,2 y 39,2 millones de dólares. En cambio, el coste del cumplimiento de la normativa asciende a una media de 5,5 millones de dólares.
Esto ha llevado a muchas organizaciones a priorizar su inversión en torno al uso de la tecnología para aumentar la eficiencia operativa y garantizar el cumplimiento del creciente número de normativas gubernamentales/industriales existentes.
Los flujos de trabajo móviles se consideran una de las mejores tecnologías para ayudar a mejorar la forma en que las organizaciones se conectan con los datos. Crea un vínculo optimizado entre la organización y sus operaciones, ayudándoles a detectar antes los problemas de cumplimiento. Les permite implantar una conectividad perfecta e inteligente con el mínimo esfuerzo por parte de los empleados.
El informe de Aberdeen "Put Operational Excellence in the Palms of your Hands with Mobile Workflows" (Ponga la excelencia operativa en la palma de sus manos con flujos de trabajo móviles) afirma que el 45% de las mejores organizaciones han revolucionado completamente sus negocios introduciendo flujos de trabajo móviles.
Para que una organización siga siendo competitiva y crezca, debe optimizar sus procesos para reducir la ineficacia, el riesgo de incumplimiento y, en última instancia, aumentar los ingresos. A medida que nos adentramos en la Industria 4.0, las organizaciones que aún no han adoptado plenamente la "digitalización" están operando en gran desventaja. En el Informe Field Service USA 2019, casi todas las empresas que lo componen (93%) ya han incorporado IoT y capacidades de análisis de datos como parte fundamental de su negocio.
Las soluciones basadas en papel y las hojas de cálculo de Excel son tediosas, engorrosas, requieren mucho tiempo y están sujetas a errores. Al depender de ellas, las organizaciones sacrifican rentabilidad y eficiencia y tienen más probabilidades de tomar decisiones equivocadas por disponer de datos inexactos.
No sólo eso, sino que se pierden las numerosas formas en que el uso de la tecnología móvil puede ayudar a promover el cumplimiento total. Aquí tienes cinco razones de peso por las que deberías habilitar flujos de trabajo móviles en tu organización.
La movilidad permite a las organizaciones agilizar las operaciones diarias
El uso de la tecnología móvil le ofrece visibilidad en tiempo real del estado de los procesos. Los supervisores a cargo de varias ubicaciones pueden localizar y seguir el progreso de los empleados con un solo clic. El 52% de las organizaciones con flujos de trabajo móviles tienen visibilidad en tiempo real del estado de todos los procesos, frente al 19% de las organizaciones que siguen utilizando procesos manuales.
Las aplicaciones móviles también ofrecen funciones de elaboración de informes y recopilación de datos, lo que da a las organizaciones la garantía de que se cumplen los requisitos normativos y la capacidad de identificar oportunidades para mejorar los procedimientos operativos estándar.
Los procesos de revisión tradicionales son susceptibles de cometer errores de conformidad. La tecnología permite a las organizaciones responder inmediatamente a cualquier no conformidad. La dirección puede asignar no conformidades a los empleados y supervisar su estado en tiempo real. La cantidad de tiempo dedicado al seguimiento y cierre de las acciones correctivas disminuye significativamente, lo que reduce los costes y proporciona un importante retorno de la inversión.
Mejora la eficiencia y la responsabilidad de los empleados
Mediante el uso de dispositivos móviles, los empleados son eficientes y responsables de cualquier tarea/no conformidad que se les asigne. La jerarquía de aprobación de los empleados y la responsabilidad pueden ahora establecerse claramente para que todos lo vean. De este modo se establece un mayor control, se eliminan las acusaciones y se fomenta la transparencia total dentro de una organización.
Las notificaciones de aplicaciones móviles desempeñan un papel importante a la hora de mantener todas las tareas organizadas y a la vista, garantizando que no se pierda ningún problema. Estas notificaciones pueden enviarse por correo electrónico, mensajes de texto y ventanas emergentes de la plataforma, y pueden sustituir a sistemas manuales tediosos y desorganizados como los apuntes en la pizarra y el boca a boca.
Mejora de la comunicación
Con los flujos de trabajo digitales, los empleados ya no tienen que notificarse manualmente cuando se completan los procesos/tareas. Funciones como las notificaciones y las actualizaciones de estado mantienen a todos informados.
Costes reducidos
Entre los costes del incumplimiento se incluyen las multas, la pérdida de productividad y la interrupción de la actividad empresarial, que son probablemente los más importantes. Cuando se detecta un incumplimiento, las empresas pueden verse obligadas a aplicar cambios costosos y lentos antes de poder volver a la normalidad. Mediante el uso de dispositivos móviles y tecnológicos, las organizaciones pueden cumplir mucho más que antes las normas gubernamentales y del sector. Una gestión adecuada del cumplimiento es una parte clave de la gestión de riesgos.
Mejor captura de datos, precisión y fiabilidad
La introducción de datos es una operación cotidiana fundamental para empresas de todos los sectores. Todo, desde las ventas a clientes hasta la gestión de procesos, depende en gran medida de la introducción de datos. Con la tecnología móvil, todos los datos se capturan en tiempo real y se almacenan en un único sistema. Esto proporciona cuadros de mando de evaluación configurables, tablas de datos y gráficos para identificar tendencias en toda la organización en tiempo real.
Como resultado, se produce una reducción significativa de los errores gracias a los análisis de tendencias y a la inteligencia empresarial. Los empleados pueden detectar problemas recurrentes al instante y hacer un seguimiento más eficaz de los problemas.
Las organizaciones con flujos de trabajo móviles son capaces de capturar datos que antes no habrían podido capturar con los flujos de trabajo tradicionales basados en papel, frente al 49% de las organizaciones sin flujos de trabajo móviles. El 67% de las organizaciones con flujos de trabajo móviles tienen la capacidad de registrar firmas electrónicamente, en comparación con el 34% de las organizaciones que no tienen flujos de trabajo móviles.
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