Según la encuesta mundial de Verdantix a 382 responsables de la toma de decisiones en materia de medio ambiente, salud y seguridad, el 57% espera utilizar aplicaciones móviles en 2018, ya sea de forma generalizada en todas sus instalaciones, en varias instalaciones o como proyecto piloto en una instalación. El móvil se ha convertido en un elemento de cambio para los sistemas modernos de gestión de la calidad.

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AuditComply está observando una gran tendencia hacia las aplicaciones móviles para plataformas de SGC. Los proveedores de software QMS que no ofrecen aplicaciones móviles se encuentran ahora en una grave desventaja competitiva.

He aquí cuatro cosas que hay que buscar en una plataforma móvil de gestión de la calidad:

1) Preparado para el campo

Mientras lee este post, un gran número de auditorías y evaluaciones se están llevando a cabo sobre el terreno, y la mayoría siguen funcionando con herramientas manuales como hojas de cálculo o documentos de Word. Todos los usuarios que llevan a cabo estas auditorías necesitan un software robusto y ágil que les permita operar en varios entornos a la vez. Una lista de comprobación en un portapapeles puede sustituirse fácilmente por un iPad o un smartphone.

Para estar preparadas para su uso sobre el terreno, las aplicaciones de SGC deben facilitar la firma electrónica, recopilar y procesar de forma segura datos de voz, capturar imágenes y vídeos de no conformidades, generar informes de forma instantánea, funcionar sin conexión, disponer de capacidades de sincronización e incluso de coordenadas GPS como prueba.

La funcionalidad offline es imprescindible cuando se trabaja fuera de las cuatro paredes de la oficina. La aplicación móvil de AuditComply proporciona a los usuarios un motor de evaluación completo para realizar listas de comprobación, auditorías y evaluaciones sin conexión, en cualquier momento y lugar. Tenemos clientes que operan desde las regiones más septentrionales de Canadá hasta los desiertos más calurosos de Oriente Medio. Una conexión a Internet deficiente o inexistente no debería impedirle realizar una auditoría. Disponer de una función offline en su sistema de gestión de auditorías le permitirá seguir realizando, respondiendo y guardando sus evaluaciones hasta que vuelva a encontrar un punto WiFi o una zona 4G.

2) Apoyo a una amplia base de usuarios

Al examinar una serie de aplicaciones, debe asegurarse de que pueden adaptarse a su base de usuarios. El único propósito de disponer de una aplicación móvil es poder ampliar la funcionalidad de su SGC a todos sus colegas y usuarios. Disponer de una plataforma conectada permite a los usuarios ahorrar tiempo y aumentar el rendimiento en sus tareas diarias. Todo ello gracias a la posibilidad de acceder a información crítica al alcance de la mano y poder notificar no conformidades con sólo unos toques en su teléfono inteligente o tableta. Si la plataforma elegida no puede gestionar una gran base de usuarios, las operaciones se volverán lentas e ineficaces, una situación preocupante para cualquier auditor de campo.

3) Interfaz de usuario intuitiva con una funcionalidad inigualable

Al evaluar qué aplicación móvil es la adecuada para usted, es importante tener en cuenta qué aplicación tiene mejor aspecto, pero a veces menos es más. Las aplicaciones móviles modernas deben ser fácilmente accesibles y, al mismo tiempo, comprender y anticipar las necesidades del usuario. Una interfaz de usuario sencilla dentro de su aplicación móvil agilizará y mejorará sus capacidades de flujo de trabajo, potenciando el rendimiento de todo el equipo.

Sus evaluaciones y listas de comprobación tienen que ser accesibles con solo pulsar un botón, las preguntas deben tener espacio suficiente para formular respuestas exhaustivas y usted debe poder realizar la auditoría sin distracciones de la interfaz. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las aplicaciones móviles no son más que una extensión del software de SGC elegido y no pretenden sustituir a la plataforma original.

4) Sincronización de auditorías en curso

Las auditorías o evaluaciones realizadas en la plataforma deben sincronizarse perfectamente entre teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores de sobremesa, lo que le permite iniciar una auditoría en una plataforma y continuarla en otra. AuditComply ha anunciado recientemente esta ampliación de su producto para permitir la sincronización entre dispositivos en toda nuestra plataforma.

En la actualidad, sigue habiendo un número sorprendente de auditores que planifican, programan y gestionan sus datos y pruebas mediante procesos manuales. Este enfoque ineficaz hace que el proceso de auditoría sea costoso y difícil de escalar, al tiempo que compromete la calidad y complica la trazabilidad.

Siempre existen diversos riesgos a la hora de seleccionar cualquier tipo de software. Sin embargo, si tiene en cuenta estos cuatro puntos, podrá mitigar el riesgo de seleccionar una plataforma deficiente y asegurarse de seleccionar la aplicación móvil de SGC adecuada que mejor se adapte a los requisitos de su organización.

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Descargo de responsabilidad: Este blog no constituye asesoramiento jurídico y debe considerarse de carácter educativo.