La mayoría de los empresas de envasado por encargo no empiezan pensando que necesitan un sistema de gestión de almacenes. Empiezan con un almacén y un sistema que funciona: una hoja de cálculo por aquí, una pizarra por allá, un equipo de personas que saben dónde está todo. Y así se hace el trabajo.

Entonces, el negocio crece: un cliente solicita urgentemente el seguimiento de un lote. O una auditoría detecta una discrepancia en el inventario que lleva una semana investigar; o alguien comete un error en la recepción que no se detecta hasta que se para una línea de producción.

Ese es el momento en el que la mayoría de los empresas de envasado por encargo se dan cuenta de que necesitaban un sistema de gestión de almacenes (WMS) antes de lo que pensaban.

El coenvasado genera una complejidad única en los almacenes

Gestionar un almacén para una empresa que se dedica a un solo producto es relativamente sencillo. Gestionar uno para una empresa de envasado por encargo no lo es.

Como empresa de envasado por encargo, tu almacén suele albergar existencias de varios clientes al mismo tiempo. Esos clientes tienen productos distintos, requisitos de seguimiento de lotes diferentes, retenciones de calidad distintas y expectativas de cumplimiento diferentes. Sus materias primas deben almacenarse por separado, asignarse a la orden de trabajo correspondiente y ser objeto de un seguimiento independiente desde su recepción hasta que se convierten en productos terminados.

Gestionar esa complejidad mediante hojas de cálculo y conocimientos implícitos funciona hasta que deja de hacerlo; y, cuando deja de funcionar, suele fallar de formas que los clientes pueden percibir.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) aporta estructura a esa complejidad. Asigna ubicaciones, garantiza el cumplimiento de los procedimientos de recepción, realiza un seguimiento de los lotes y partidas desde la puerta de carga hasta el envío, y te proporciona un registro auditable de todo lo que ha ocurrido en tu almacén.

Los riesgos reales de correr sin él

Los subcontratistas de envasado que operan sin un sistema de gestión de almacenes (WMS) suelen estar expuestos a una serie de riesgos específicos que no siempre son evidentes hasta que se convierten en problemas.

Inexactitud en el inventario. Sin un sistema que garantice el cumplimiento de las normas de ubicación y movimiento, los recuentos de inventario se desvían. Los componentes se almacenan en una ubicación incorrecta, o en varias ubicaciones, sin que el sistema lo detecte. Las faltas de material en la producción se producen no porque el material no esté en las instalaciones, sino porque nadie es capaz de encontrarlo.

Lagunas en la trazabilidad. Si un cliente emite una orden de retirada o una retención por motivos de calidad, es necesario saber de inmediato qué lotes se han utilizado, en qué pedidos y adónde se han enviado los productos terminados. Sin un sistema de gestión de almacenes (WMS), esta tarea lleva días y requiere recopilar registros en papel y recurrir a la memoria. Con uno, solo se tarda unos minutos.

Errores de facturación. Muchos empresas de envasado por encargo cobran a los clientes el almacenamiento en función de las ubicaciones de palés ocupadas a lo largo del tiempo. Sin un sistema que realice un seguimiento de esos datos, surgen disputas de facturación y se pierden ingresos.

Riesgos de incumplimiento normativo. Los clientes de los sectores alimentario, farmacéutico y de salud del consumidor exigen cada vez más la trazabilidad documentada de los lotes, las retenciones por motivos de calidad y los procedimientos certificados. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) genera esa documentación como resultado de sus operaciones habituales. Sin él, tendrás que crear los registros de cumplimiento manualmente, lo cual es más lento, menos fiable y más difícil de justificar en caso de auditoría.

Confianza de los clientes. Los clientes que no pueden obtener información en tiempo real sobre el estado de sus pedidos ni datos precisos sobre el stock por parte de su socio de envasado por encargo empiezan a buscar alternativas. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) te proporciona la infraestructura de datos necesaria para ofrecer la visibilidad que esperan los clientes empresariales.

¿Qué ha cambiado para los subcontratistas que han dado el paso?

BCI Packaging es una empresa de envasado por encargo de tamaño medio con sede en Misuri que presta servicio a clientes de los sectores de productos de consumo, alimentación para mascotas, farmacéutico y médico. Antes de implantar Nulogy, sus operaciones de producción y almacén se gestionaban mediante procesos basados en papel y hojas de cálculo que se actualizaban manualmente. Tras implementar Nulogy, aumentaron sus ingresos en un 170 %, redujeron el porcentaje de cuentas por cobrar con más de 90 días de antigüedad del 5 % al 0,5 % y, lo que es más importante, respondieron a la retirada de un lote solicitada por un cliente importante en menos de tres horas. Situaciones como estas ayudaron a BCI a obtener una puntuación del 100 % en satisfacción del cliente durante 12 meses consecutivos.

Unette Corporation, una empresa con sede en Nueva Jersey dedicada al envasado y empaquetado por encargo para marcas de salud, belleza y productos de venta libre, pasó de un sistema manual obsoleto a Nulogy y no registró ningún informe de incumplimiento relacionado con la gestión de inventario. Redujo los errores en la recepción de mercancías, mejoró la trazabilidad y la rendición de cuentas en la planta de producción y aumentó los márgenes de beneficio gracias a un mejor uso de los datos de mano de obra y producción en tiempo real.

Summit Packaging Solutions, que cuenta con múltiples centros de envasado por encargo en todo Estados Unidos para marcas de cosméticos, alimentación y bebidas, alcanzó una precisión en el inventario del 97 % y una tasa de cumplimiento de pedidos de clientes del 99 % tras implementar Nulogy. Su capacidad para responder rápidamente a las solicitudes de los clientes y proporcionar datos precisos se ha convertido en un factor diferenciador en las ventas. Tal y como lo describió Adam Walker, director ejecutivo de Summit: «Nulogy nos permite estrechar nuestra relación [con los clientes], tomando decisiones de forma conjunta con la certeza de que estamos en sintonía».

Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de gestión de almacenes (WMS) para el co-packing

No todos los sistemas de gestión de almacenes (WMS) están pensados para el co-packing. Los sistemas empresariales diseñados para grandes centros de distribución ofrecen un conjunto de funciones y un precio que no se ajustan a la mayoría de las operaciones de co-packing. El WMS adecuado para una empresa de co-packing debe reunir algunas características específicas:

Seguimiento de lotes y series desde la recepción hasta el envío. Esto debe ser una función integrada, no una solución añadida a posteriori. En el caso de los productos regulados, el seguimiento de la fecha de caducidad también es importante.

Gestión de existencias para múltiples clientes. El sistema debe separar claramente las existencias por cliente y realizar un seguimiento del uso por programa.

Flujos de trabajo de recepción y envío. Los procesos estructurados de entrada y salida reducen los errores en los puntos donde es más probable que se produzcan.

Gestión de la ubicación. Control total a nivel de contenedor para que siempre sepas dónde se encuentra cada SKU en tus instalaciones.

Rápida puesta en marcha. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) cuya implementación lleve seis meses no te ayuda a conseguir nuevos clientes. Busca sistemas que puedan ponerse en marcha en cuestión de semanas.

Integración con tu sistema de producción. Si tu sistema de gestión de almacenes (WMS) y tu sistema de planta no comparten datos, habrás creado otro silo en lugar de eliminar uno.

La relación entre el almacén y la producción

Para las empresas de envasado por encargo, el almacén y la planta de producción no son operaciones independientes, sino que forman parte del mismo flujo de trabajo. Los componentes llegan desde el muelle de carga, se trasladan a la zona de preparación, se asignan a las órdenes de trabajo y pasan por la producción hasta convertirse en productos terminados que vuelven al almacén antes de su envío. Cuando el sistema del almacén y el de producción están desconectados, surgen lagunas de datos en cada traspaso.

La plataforma de Nulogy gestiona ambas cosas. Las operaciones de almacén y las de planta se gestionan en el mismo sistema, por lo que los datos fluyen sin necesidad de conciliarlos manualmente. Los materiales que se reciben en el almacén quedan inmediatamente visibles para la planificación de la producción. Los materiales que se consumen en la planta actualizan el inventario del almacén en tiempo real.

En resumen

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) no es un lujo para los empresas de envasado por encargo, sino una infraestructura imprescindible. La complejidad que supone gestionar el inventario de múltiples clientes, los requisitos de cumplimiento normativo de los productos regulados y las expectativas de visibilidad de las marcas empresariales constituyen un requisito básico para una gestión estructurada del almacén.

Los empresas de envasado por cuenta ajena que implantan un sistema de gestión de almacenes (WMS) no solo resuelven sus problemas actuales. Sientan las bases operativas necesarias para hacer crecer el negocio, captar más clientes y responder con seguridad cuando estos plantean preguntas difíciles.

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