Con las nuevas normativas aumenta la presión sobre los auditores para que mejoren los resultados y racionalicen los procesos. La necesidad de conservar y gestionar datos, muchos de ellos en papel, es cada vez mayor.

El uso de una solución de auditoría digital automatiza el trabajo que antes era manual y tedioso, ofreciendo a las organizaciones la posibilidad de aumentar su eficiencia operativa, así como de racionalizar sus métodos de comunicación, lo que conduce a un proceso de auditoría sin fricciones y rentable.

El uso de métodos tradicionales basados en papel sigue complicando aún más el camino hacia el cumplimiento de la normativa. A medida que los organismos reguladores siguen imponiendo requisitos exigentes a las organizaciones, el coste del fracaso es alarmante. Con fuertes multas, daños a la reputación y, en el peor de los casos, la cárcel, ¿por qué correr el riesgo?

Las multas reglamentarias impuestas por la Autoridad de Conducta Financiera (FCA) del Reino Unido en 2016 cuadruplicaron el nivel del año anterior, según datos recogidos por la empresa de tecnología de cumplimiento y regulación Wolters Kluwer.

Estos riesgos son la razón por la que muchas organizaciones de múltiples sectores están recurriendo a soluciones de gestión de riesgos automatizadas y digitales como AuditComply.
 

Ventajas de la digitalización.

• Comunicación reforzada: responsabilidad integrada
• Mayor eficacia operativa
• Ahorro de tiempo
• Ahorro de costes
• Reducción de errores
• Los datos en tiempo real le ayudan a tomar mejores decisiones
• Proceso totalmente auditable
• Ahorrar papel - ayudar al medio ambiente

Piense en las ventajas de saber que los auditores sobre el terreno utilizan la versión correcta de sus listas de comprobación, evaluaciones y plantillas. Con la implantación de un sistema digital, todos los usuarios disponen de los documentos más actualizados en todo momento; ya sean usuarios sobre el terreno o gestores en la oficina, todos operan desde la misma fuente.

La digitalización nos permite racionalizar este enfoque tradicional. Utilice las plantillas que ya tiene, compártalas con sus compañeros y deje atrás de una vez por todas el lápiz y el papel, así como las interminables impresiones y archivados. No sólo ahorrará papel, sino que eliminará el riesgo de introducir datos falsos y de malas prácticas gracias a las plantillas personalizadas.

La forma en que los usuarios reciben sus datos ha cambiado radicalmente. Gracias a la plataforma AuditComply, es posible ahorrar mucho tiempo capturando fácilmente los hallazgos, así como plantear y gestionar las no conformidades en tiempo real. Gracias a la racionalización de los procesos tradicionales, por ejemplo añadiendo fotos directamente al informe, los auditores pueden ahora documentar y comunicar los problemas con gran eficacia.

Con AuditComply, ya no tendrá que esperar días o incluso semanas para recibir sus informes, estarán disponibles en cuanto se generen. Esta función de ahorro de tiempo permite a los gestores detectar problemas y riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores. Ya no tendrá que rebuscar en hojas de cálculo Excel, documentos Word y correos electrónicos. Ahora todo se reúne en un sencillo informe, puntuado y calificado si es necesario.

AuditComply permite a las empresas modernas que operan en sectores muy regulados gestionar sus exigencias de cumplimiento y proporciona:

-Visibilidad de la emisión a través de su cuadro de mandos

-Generación instantánea de informes

-Seguimiento y gestión de expedientes

-Análisis en profundidad

Estos análisis permiten conocer la raíz de los problemas de una empresa y facilitan la identificación y eliminación de riesgos recurrentes.
Dé un paso atrás y compare algunas de estas ventajas digitales con su actual sistema de cumplimiento en papel, sus hojas de cálculo Excel y sus documentos Word. Quizá haya llegado el momento de dar el primer paso hacia un proceso digital eficiente y eficaz. La transición del papel a lo digital suena desalentadora, pero no es un acto de fe como podría pensarse.

Auditoría digital en el mundo real

Kuwait Dairy Danish Company (KDD) implantó la solución de auditoría electrónica de AuditComply para impulsar el cumplimiento.

El crecimiento de KDD ha exigido cada vez más al equipo de calidad que produzca el mismo nivel de recursos cumpliendo las normas ISO 22000. La mejora de la productividad no era posible con las auditorías en papel y la gestión manual de las acciones correctivas y preventivas ("CAPA"). Descubrieron que los sistemas basados en papel eran tediosos, engorrosos, llevaban mucho tiempo y carecían de visibilidad en tiempo real de los problemas de calidad, como el estado de las CAPA. Esto llevó al equipo de calidad de KDD a iniciar la búsqueda de un sistema electrónico que cumpliera las normas ISO 22000 y agilizara el proceso de auditoría y los flujos de trabajo CAPA.

Tras la implantación del sistema AuditComply, KDD experimentó mejoras espectaculares en la productividad de su equipo de auditoría. El equipo de calidad aumentó su productividad en un 50%, lo que supuso la liberación de 40 horas de trabajo semanales. Esto equivale a que KDD contratara a un empleado adicional a tiempo completo.

Vea más casos prácticos de AuditComply aquí.