Gestionar un almacén sin un sistema específico es factible… hasta que deja de serlo. La mayoría de las operaciones empiezan con hojas de cálculo, pizarras y conocimientos implícitos. El personal con experiencia sabe dónde están las cosas. La recepción de mercancías se gestiona en papel. El inventario se cuenta los fines de semana. Funciona, hasta que alguien se marcha, un cliente solicita el seguimiento de un lote o una auditoría detecta una discrepancia que lleva días resolver.

El software de gestión de almacenes (WMS) resuelve estos problemas de forma sistemática. Para las empresas de envasado por contrato y los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) que gestionan las operaciones de almacén junto con el coenvasado o la fabricación, las ventajas se multiplican: unos datos de almacén más precisos se traducen en mejores decisiones de producción, informes más claros para los clientes y menos sorpresas costosas.

A continuación te presentamos las principales ventajas de implantar un software de gestión de almacenes, y cómo se traducen en la práctica.

1. Visibilidad del inventario en tiempo real

La ventaja más inmediata de un sistema de gestión de almacenes (WMS) es saber exactamente qué se tiene, dónde está y en qué estado se encuentra, en cualquier momento y sin necesidad de realizar recuentos. Un WMS realiza un seguimiento de los movimientos de inventario a medida que se producen: las entradas, el almacenamiento, los traslados, las preparaciones de pedidos y los envíos se actualizan en el sistema en tiempo real.

Para los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) y las empresas de envasado por encargo, esto es especialmente importante, ya que gestionan el inventario en nombre de varios clientes al mismo tiempo. Saber qué hay en stock, qué está asignado y qué hay disponible por cliente y por lote es la base de unas operaciones fiables.

Summit Packaging Solutions, una empresa de envasado por encargo con sede en EE. UU. y varias plantas que presta servicio a múltiples marcas, digitalizó su producción con Nulogy. El resultado fue una visibilidad en tiempo real de todos los movimientos de producción y una tasa de cumplimiento de pedidos de clientes del 99 %.

2. Trazabilidad de lotes y series

Para los empresas de envasado por encargo y los fabricantes por contrato que trabajan con productos alimenticios, farmacéuticos, de salud y belleza o de consumo, la trazabilidad de los lotes no es opcional. Los clientes la exigen. Las autoridades reguladoras la exigen. Y cuando se produzca una retirada del mercado —no «si» se produce—, debes ser capaz de rastrear cada unidad en cuestión de minutos, no de días.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) con seguimiento integrado de lotes y series vincula cada entrada, ciclo de producción y envío a un número de lote específico. Así, puedes responder a preguntas como «¿adónde ha ido este lote?» o «¿qué se ha utilizado para fabricar esta serie?» casi al instante.

BCI Packaging, una empresa de envasado por encargo con sede en Misuri, demostró esta capacidad cuando un cliente importante inició una retirada de un lote. BCI respondió en un plazo de tres horas con las fechas de envasado y los destinos de aproximadamente 84 palés, un resultado que habría llevado días sin un sistema conectado. Acciones como estas le valieron a BCI una puntuación del 100 % en satisfacción del cliente durante 12 meses consecutivos.

3. Mayor precisión en la gestión de existencias

La gestión manual del inventario es propensa a los errores. Los artículos se colocan en una ubicación incorrecta. Los recuentos varían. Los registros en papel van por detrás de la realidad. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) garantiza el cumplimiento de los procesos: las entradas se escanean y se confirman, el sistema asigna las ubicaciones y las discrepancias se señalan antes de que se conviertan en problemas.

El efecto acumulativo es significativo. Summit Packaging Solutions, una empresa estadounidense de envasado por cuenta de terceros con varias sedes, alcanzó una precisión en el inventario del 97 % tras implementar Nulogy en todas sus operaciones. Ese nivel de precisión se traduce directamente en menos paradas de producción por falta de componentes, menos reclamaciones de los clientes por envíos incorrectos y unos registros financieros más claros.

4. Envíos y recepciones más rápidos y precisos

Los procesos de entrada y salida son los que concentran la mayoría de los errores en las operaciones manuales. Los documentos de recepción en papel se pierden. Los envíos salen con un contenido incorrecto. Se tardan semanas en resolver las discrepancias.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) estructura estos flujos de trabajo con indicaciones del sistema en cada paso. Las entradas de mercancías se comprueban con respecto a los pedidos de compra. Los artículos se asignan a sus ubicaciones. Las selecciones para salida se confirman antes del envío. Las discrepancias se detectan en el momento de la manipulación, no después de que el camión haya salido.

Unette redujo los errores en la recepción tras implementar la función de gestión de pedidos de recepción de Nulogy, al tiempo que mejoró la visibilidad, la trazabilidad y la rendición de cuentas en todo su almacén.

5. Gestión de las instalaciones y aprovechamiento del espacio

Sin un sistema de gestión de almacenes (WMS), las ubicaciones del almacén se gestionan de manera informal: el personal recuerda dónde va cada cosa, o las etiquetas de las estanterías constituyen el único sistema. Cuando esos empleados se marchan, o la actividad crece, el sistema informal deja de funcionar.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) asigna y realiza un seguimiento sistemático de las ubicaciones en las estanterías y los compartimentos. Dirige la entrada de mercancías a la ubicación correcta en función del tipo de producto, el cliente, el lote o cualquier otra regla que se establezca. Indica qué hay en cada ubicación y señala aquellas que no han registrado movimiento durante un periodo determinado. De este modo, la gestión del espacio pasa a ser proactiva en lugar de reactiva.

Para los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) que facturan a sus clientes por ubicación de palés, la gestión de ubicaciones no es solo una herramienta operativa, sino la forma de garantizar una facturación precisa. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) te proporciona un registro justificable y auditable de qué artículos ocuparon qué espacio y durante cuánto tiempo.

6. Mejor cumplimiento normativo y preparación para las auditorías

Los requisitos de cumplimiento normativode los almacenes —auditorías de clientes, certificaciones de seguridad alimentaria, seguimiento y trazabilidad de productos farmacéuticos, documentación aduanera— exigen registros precisos. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) crea y mantiene esos registros automáticamente como resultado de las operaciones habituales.

Kuehne + Nagel, una cadena global de servicios logísticos de terceros (3PL) que ofrece servicios logísticos y de valor añadido a clientes del sector de la alta tecnología, implantó Nulogy en su sede central de Bélgica y logró reducir en un 62 % el tiempo dedicado al seguimiento del análisis de datos en su departamento de administración. Eliminó los errores de datos en varios departamentos y sustituyó los procesos manuales de auditoría de calidad por pasos automatizados. El resultado fue una mayor rapidez en la elaboración de informes y un mejor cumplimiento normativo sin gastos administrativos adicionales.

7. Menor dependencia del conocimiento tribal

En las operaciones que crecen de forma orgánica, los conocimientos fundamentales residen en la mente de las personas. El empleado de almacén con experiencia sabe en qué pasillo se encuentran los componentes del cliente A. El supervisor de turno lleva un registro de los preparativos de salida en un cuaderno. Cuando esas personas no están disponibles, las operaciones se ralentizan o se detienen.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) integra ese conocimiento en el sistema. Las normas de almacenamiento, la asignación de ubicaciones, los procedimientos de recepción y las retenciones por motivos de calidad se aplican mediante el software, no de memoria. El personal nuevo puede ser productivo más rápidamente y las operaciones no se ven afectadas cuando el personal con experiencia está ausente.

8. Una única plataforma para el almacén y la producción

Para los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) y los empresas de envasado por encargo, la mayor ventaja puede ser la integración entre las operaciones de almacén y las de producción. Cuando ambas funciones se gestionan en la misma plataforma, los datos de inventario pasan automáticamente de la entrada en almacén a la planificación de la producción. Los materiales consumidos en la planta actualizan los saldos del almacén en tiempo real. Los productos terminados se reflejan de inmediato en el inventario de envíos.

La plataforma de Nulogy abarca tanto la gestión de almacenes como las operaciones de producción en un único sistema, de modo que los datos que se recogen en el muelle se incorporan directamente a las decisiones de producción que toma tu equipo en la planta.

En resumen

Las principales ventajas del software de gestión de almacenes se resumen en precisión, rapidez y trazabilidad. Un buen sistema de gestión de almacenes (WMS) elimina las soluciones manuales, las hojas de cálculo propensas a errores y las lagunas de información que generan problemas costosos en fases posteriores del proceso. Para los proveedores de logística externos (3PL) y los coenvasadores, esas ventajas van más allá de las cuatro paredes del almacén: refuerzan las operaciones de producción, mejoran la presentación de informes a los clientes y reducen el riesgo de incumplimiento normativo en todos los ámbitos.

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