No todos los sistemas de gestión de almacenes se diseñaron pensando en el envasado por encargo. La mayoría se crearon para centros de distribución: grandes instalaciones que mueven cajas y unidades individuales, gestionan las oleadas de preparación de pedidos y la integración con los transportistas, y gestionan el inventario de un único operador. Los almacenes de envasado por encargo funcionan de manera diferente, y las características que más importan a una empresa de envasado por encargo reflejan esa diferencia.

Si eres una empresa de envasado por encargo o un proveedor de servicios logísticos externos (3PL) que ofrece el coenvasado como servicio de valor añadido, estas son las funciones del sistema de gestión de almacenes (WMS) que realmente marcan la diferencia en tu negocio.

1. Seguimiento de lotes, series y fechas de caducidad

Para la mayoría de los empresas de envasado por encargo, esto no es negociable. Si trabajas con alimentos, bebidas, productos farmacéuticos, productos de salud y belleza o bienes de consumo, tus clientes te pedirán que realices un seguimiento de los lotes con frecuencia. Puede tratarse de una retirada de productos, una investigación de calidad o una auditoría. Sea cual sea el motivo, debes ser capaz de dar una respuesta en cuestión de minutos, no de días.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) diseñado para empresas de envasado por cuenta ajena realiza un seguimiento de los números de lote y de serie desde el momento en que los materiales llegan al muelle de carga, pasando por cada traslado, ciclo de producción y envío de salida. Las fechas de caducidad se registran en el momento de la recepción y se muestran a lo largo de todo el flujo de trabajo del almacén, de modo que las existencias caducadas o a punto de caducar se señalan antes de que supongan un problema.

Por ejemplo, Unette Corporation, una empresa de envasado por encargo con sede en Nueva Jersey dedicada a marcas de salud y belleza y de medicamentos sin receta, logró reducir a cero los informes de no conformidad relacionados con la gestión de existencias tras implementar Nulogy.

2. Flujos de trabajo estructurados para la recepción y el envío

Los errores en los almacenes de envasado por cuenta de terceros suelen concentrarse en el muelle de carga. Cantidades erróneas recibidas, materiales equivocados entregados a producción, envíos que salen con un contenido incorrecto… Se trata de errores costosos que se producen cuando los procesos de entrada y salida dependen del papel y de la memoria.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) con flujos de trabajo estructurados para la recepción comprueba cada entrada comparándola con la orden de compra, registra los datos de lote y cantidad, y asigna el producto a una ubicación. Los envíos salientes se confirman comparándolos con los pedidos antes de su salida. Las discrepancias se detectan en el sistema, en el momento de la manipulación, antes de que se conviertan en reclamaciones de los clientes o en desviaciones de inventario.

Para los empresas de envasado por encargo que tienen que gestionar las entradas y salidas de múltiples clientes en un mismo día, esta disciplina en el flujo de trabajo reduce los errores y les proporciona un registro de auditoría fiable de todo lo que pasa por sus instalaciones.

3. Gestión de contenedores y ubicaciones

Es útil saber que tienes 400 cajas de un componente. Saber que tienes 400 cajas en el estante 3B, pasillo 6, compartimento 4 es lo que permite a los operarios de carretillas elevadoras trabajar de forma eficiente y que tus recuentos de inventario sean precisos.

La gestión completa de la ubicación —hasta el nivel de contenedor— es una característica fundamental del SGA. Cada SKU tiene una ubicación asignada. El sistema dirige el almacenamiento a la ubicación correcta según tus reglas (familia de productos, cliente, lote, FIFO o lo que sea aplicable). Las instrucciones de preparación de pedidos hacen referencia a ubicaciones exactas. Los recuentos cíclicos pueden realizarse en zonas específicas sin interrumpir el resto de la operación.

Para los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) que facturan a sus clientes por ubicación de palés, la gestión de ubicaciones se convierte también en una herramienta de facturación: un registro preciso y auditable de qué mercancías ocuparon cada espacio y durante cuánto tiempo.

4. Planificación de materiales y visibilidad del inventario

Los almacenes de los empresas de envasado por encargo no solo almacenan productos terminados. También almacenan las materias primas que alimentan la producción. Quedarse sin un componente clave en medio de un ciclo de producción es una de las interrupciones más costosas que puede sufrir una empresa de envasado por encargo, y es algo que, en gran medida, se puede evitar con la visibilidad adecuada.

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) con funciones de planificación de materiales te ofrece una visión en tiempo real de los niveles de existencias por artículo y ubicación, cotejados con las órdenes de trabajo pendientes y la demanda de producción. Detecta la falta de existencias antes de que provoquen paradas en la línea de producción y proporciona al departamento de compras una base fiable para tomar decisiones sobre la reposición de existencias.

El módulo de planificación de materiales de Nulogy va un paso más allá al tener en cuenta las tasas de consumo, los plazos de entrega, las tasas de desperdicio y los pedidos pendientes, de modo que puedas ver no solo lo que tienes hoy, sino también lo que necesitarás la semana que viene.

5. Una interfaz sencilla y optimizada para pantallas táctiles destinada a la zona de trabajo del almacén

El mejor software de almacén del mundo no sirve de nada si el personal de planta no lo utiliza. En los almacenes de envasado por cuenta de terceros, donde los operarios pueden tener que manejar carretillas elevadoras, gestionar las entradas de mercancía y realizar preparaciones de pedidos en un mismo turno, la interfaz debe ser rápida, clara y fácil de manejar en una tableta sin necesidad de una formación que dure días.

Nulogy Warehouse incluye una aplicación adaptada a las carretillas elevadoras: una aplicación para tabletas basada en navegador y optimizada para pantallas táctiles que funciona en hardware estándar sin necesidad de dispositivos específicos. Los operarios reciben instrucciones claras y concretas. La implantación se lleva a cabo en cuestión de días, ya que la interfaz no obliga a los usuarios a lidiar con el sistema para realizar su trabajo.

6. Gestión del estado y retenciones por motivos de calidad

Las empresas de envasado por encargo suelen gestionar existencias que se encuentran en espera por motivos de calidad: componentes pendientes de inspección, productos terminados a la espera de la aprobación del cliente o materiales en cuarentena a la espera de una investigación. Un sistema de gestión de almacenes (WMS) debe gestionar el estado de las existencias —no solo su ubicación y cantidad— para que las existencias en espera no se recojan, se entreguen ni se envíen por error.

La gestión de estados en un sistema de gestión de almacenes (WMS) permite marcar el stock como «en espera», «en cuarentena» o «rechazado», y aplica esas marcas en los flujos de trabajo del sistema. El material en espera no puede asignarse a una orden de trabajo. Los productos terminados en cuarentena no pueden confirmarse en un envío. Este es el tipo de prevención de errores que resulta fundamental en los sectores regulados.

7. Implementación rápida y configuración sencilla

Un sistema de gestión de almacenes (WMS) cuya puesta en marcha tarda seis meses no te ayuda a conseguir nuevos clientes ni a resolver los problemas actuales. Para los empresas de envasado por encargo y los proveedores de servicios logísticos externos (3PL) que están evaluando software de gestión de almacenes, la rapidez de implementación es una característica real, no solo un argumento de venta.

El sistema de gestión de almacenes (WMS) de Nulogy está diseñado para implementarse en unos 10 días por centro. La implementación incluye la migración de datos, la configuración y la formación. No es necesario crear una nueva integración desde cero si ya utilizas Nulogy para las operaciones de planta o de producción, ya que el WMS se ejecuta en la misma plataforma.

Staffing Synergies, una empresa dedicada al embalaje y la gestión de personal que necesitaba poner en marcha rápidamente una nueva operación de producción y almacenamiento de kits de pruebas de COVID-19, comenzó a utilizar Nulogy en 30 días, lo que supuso la puesta en marcha más rápida de la historia de Nulogy. Esa rapidez no se debió a que se tomaran atajos, sino que fue un reflejo del diseño de la plataforma.

8. Integración con las operaciones de producción

En el caso de los empresas de envasado por encargo, es necesario que el sistema de gestión de almacenes (WMS) y el sistema de producción estén conectados. Cuando el almacén y la producción funcionan con plataformas diferentes, los traspasos entre ambos sistemas generan lagunas en los datos: los materiales consumidos en la planta de producción no se reflejan en los recuentos del almacén hasta que alguien concilia manualmente ambos sistemas. Los productos terminados no aparecen en el inventario del almacén hasta el final de la jornada.

Cuando ambas funciones se ejecutan en la misma plataforma, esos traspasos se realizan de forma automática. El almacén abastece a la producción; la producción actualiza el almacén. Así puedes ver el estado real de tu operación en cualquier momento.

La plataforma de Nulogy abarca tanto la gestión de almacenes como las operaciones en planta en un único sistema, con el mismo modelo de datos subyacente. Esa integración no es una simple cuestión de configuración, sino que constituye la base del sistema.

En resumen

Las funciones del SGA que más importan a los empresas de envasado por encargo son aquellas que abordan la complejidad específica de gestionar un almacén de uso compartido para varios clientes: trazabilidad de lotes, flujos de trabajo estructurados en los muelles de carga, gestión de ubicaciones, retenciones por calidad e integración con la producción. Un SGA genérico diseñado para un centro de distribución puede que, técnicamente, cuente con algunas de estas funciones, pero una plataforma creada específicamente para el envasado por encargo y la fabricación por contrato las ofrece de una forma que se adapta a tu forma real de trabajar.

Para obtener más información sobre las funciones del sistema de gestión de almacenes (WMS) de Nulogy para empresas de envasado por encargo y proveedores de servicios logísticos externos (3PL), ponte en contacto con nuestro equipo o reserva una demostración hoy mismo.