El software para responsables de seguridad alimentaria es una plataforma digital que proporciona al responsable de seguridad alimentaria o al director de FSQA las herramientas necesarias para gestionar su programa sin necesidad de papel, hojas de cálculo ni sistemas aislados. Centraliza en un único sistema los planes HACCP, el seguimiento de los puntos críticos de control, los registros de inspección preoperativa, la verificación de la higiene, la gestión de auditorías, el seguimiento de las medidas correctivas, los registros de formación, la documentación de trazabilidad y el cumplimiento de los proveedores, y todo ello listo para una auditoría en cualquier momento.

Esta guía explica para qué sirve un software de gestión de la seguridad alimentaria, qué funciones debes tener en cuenta y cómo evaluar cuál es la plataforma más adecuada para tu operación de fabricación.

¿Qué problemas resuelve el software para responsables de seguridad alimentaria?

La mayoría de los responsables de seguridad alimentaria se encuentran con un sistema de cumplimiento basado en formularios en papel, unidades de disco compartidas y hojas de cálculo inconexas. Cuando llega un inspector de la FDA, un auditor de SQF o el director de calidad de un cliente, el responsable de seguridad alimentaria tiene que recopilar manualmente los registros procedentes de múltiples fuentes. Este proceso puede llevar días y, aun así, dar lugar a una documentación incompleta.

El software para responsables de seguridad alimentaria sustituye ese mosaico de datos por una única fuente de información fiable. Los registros se crean digitalmente en tiempo real durante la producción, se vinculan automáticamente a los códigos de lote y a las pruebas de auditoría, y se pueden consultar en todas las instalaciones y para cualquier periodo de tiempo.

¿Qué debe ofrecer un software para gestores de seguridad alimentaria? Las funciones principales

Gestión digital del plan de HACCP

El software para responsables de seguridad alimentaria debe permitir a estos elaborar y mantener planes HACCP digitales, así como garantizar la ejecución de dichos planes durante la producción. Cada evento de control de un punto crítico de control (PCC) debe registrarse digitalmente, indicando el operador, la fecha y hora, y el valor medido, y cualquier desviación debe activar automáticamente un flujo de trabajo de medidas correctivas.

Registros de inspecciones previas a la puesta en funcionamiento y de higiene

Las inspecciones previas a la elaboración son uno de los registros que se revisan con mayor frecuencia durante una auditoría de seguridad alimentaria. El software para responsables de seguridad alimentaria debería:

• admite listas de comprobación digitales configurables para operaciones previas a la intervención y de higiene
• recoger pruebas fotográficas y de firma
• realizar un seguimiento del estado de finalización en tiempo real, y
• escalar automáticamente cualquier comprobación fallida al responsable antes de que comience la producción.

Gestión de auditorías y CAPA

El software para responsables de seguridad alimentaria debe permitir el uso de plantillas de auditoría configurables para los marcos SQF, BRCGS, FSSC 22000 y GFSI; la recopilación de datos sin conexión mediante dispositivos móviles para auditorías en planta; la vinculación automática de los resultados de las auditorías con los registros de producción; flujos de trabajo para el análisis de causas raíz; y el seguimiento de las medidas correctivas y preventivas (CAPA) con asignación de responsables, fechas de vencimiento y verificación de la eficacia.

Trazabilidad según la FSMA 204

La plataforma debe registrar los elementos de datos clave en cada evento de seguimiento crítico, vincular los códigos de lote de trazabilidad desde la recepción hasta la transformación y el envío, conservar los registros durante dos años y generar, previa solicitud, un paquete completo de datos de retirada de productos para la FDA en un plazo de 24 horas.

Gestión del cumplimiento normativo de los proveedores

El software para responsables de seguridad alimentaria debe permitir realizar auditorías de proveedores y elaborar fichas de evaluación, realizar el seguimiento de los certificados de análisis (COA), gestionar las especificaciones y registrar los casos de no conformidad, de modo que el responsable de seguridad alimentaria pueda conocer el estado de cumplimiento de cada proveedor desde un único panel de control.

Registros de formación y seguimiento de competencias

El software debería llevar un registro de la finalización de los cursos de formación en seguridad alimentaria de los empleados, de las certificaciones y de los cursos de actualización obligatorios, y avisar al responsable de seguridad alimentaria cuando algún miembro del equipo tenga pendiente un curso obligatorio.

Cuadros de mando e informes para múltiples sedes

Para los responsables de seguridad alimentaria que supervisan varias plantas, la plataforma debe contar con paneles de control que abarquen todas las instalaciones: medidas correctivas y preventivas (CAPA) pendientes por centro, puntuaciones de auditoría por línea de producción, tendencias de desviaciones en los puntos críticos de control (PCC) por turno y tasas de fallos previos a la operación por centro.

¿Quiénes son los principales proveedores de software para la gestión de la seguridad alimentaria?

Las plataformas de software para la gestión de la seguridad alimentaria más utilizadas por los fabricantes de productos alimenticios de EE. UU. y de todo el mundo son:

• Nulogy
• SafetyChain
• Trustwell
• Intelex
• ETQ Reliance, y
• MasterControl.

Nulogy, SafetyChain y Trustwell están diseñados específicamente para el sector de la fabricación de alimentos y bebidas, mientras que Intelex, ETQ Reliance y MasterControl abordan el sector alimentario como un segmento más dentro de un ámbito más amplio de sectores regulados.

El módulo de Calidad y Cumplimiento de Nulogy está diseñado específicamente para la función de responsable de seguridad alimentaria: ejecución digital del plan HACCP, supervisión en tiempo real de los puntos críticos de control (PCC), listas de comprobación configurables para operaciones previas y de higiene, gestión de auditorías alineada con la GFSI, CAPA integrada, trazabilidad según la FSMA 204, cumplimiento de los proveedores y paneles de control para múltiples centros; todo ello en una única plataforma con integraciones sin código con sistemas ERP, WMS y portales de proveedores.

Cómo evaluar un programa informático para responsables de seguridad alimentaria

Valora a cada candidato en función de:

• ¿Digitaliza la ejecución del plan HACCP o simplemente la documenta?
• ¿Permite registrar los datos previos a la operación y de higiene en el móvil, sin conexión?
• ¿Admite la puntuación de auditorías en varios marcos normativos (SQF, BRCGS y FDA simultáneamente)?
• ¿Se vincula CAPA automáticamente con los resultados de las auditorías y los registros de producción?
• ¿Gestiona la trazabilidad según la norma 204 de la FSMA de forma nativa o mediante integración?
• ¿Puede un responsable de seguridad alimentaria llevar a cabo un simulacro completo de retirada de productos desde la plataforma?
• ¿Ofrece paneles de control para varias plantas si se gestionan varias plantas?

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre un software para responsables de seguridad alimentaria y un sistema de gestión de la calidad (SGC) alimentario? El software para responsables de seguridad alimentaria está diseñado específicamente para la función de responsable de seguridad alimentaria, y se centra en la aplicación del sistema HACCP, la supervisión de los puntos críticos de control (PCC), las inspecciones previas a la operación, la gestión de auditorías y la trazabilidad. Un SGC alimentario tiene un alcance más amplio y abarca también las especificaciones de los productos terminados, las no conformidades, la liberación de productos y la calidad de los proveedores. Muchas plataformas, entre ellas Nulogy, cubren ambas funciones.

¿El software para gestores de seguridad alimentaria gestiona la trazabilidad según la norma FSMA 204? Las plataformas diseñadas específicamente para este fin, como Nulogy, incluyen la trazabilidad según la norma FSMA 204 como parte de las funciones destinadas a los gestores de seguridad alimentaria.

¿Puede un software de gestión de la seguridad alimentaria sustituir a los registros en papel del sistema HACCP? Sí: la gestión digital del sistema HACCP sustituye los registros en papel de los puntos críticos de control (PCC) por un registro digital en tiempo real, la detección automática de desviaciones y registros electrónicos a prueba de manipulaciones que cumplen los requisitos de la norma 21 CFR, parte 11, de la FDA.

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